FLUJO DE CAJA

FLUJO DE CAJA

Un flujo de caja es la presentación sobre un cuadro, en cifras, para diversos períodos hacia el futuro, y para diversos ítems o factores, de cuando va a entrar o salir, físicamente, dinero.

El objetivo fundamental del flujo de caja es apreciar, por período, el resultado neto de Ingresos de dinero menos giros de dinero, es decir, en qué período va a sobrar o a faltar dinero, y cuánto, a fin de tomar decisiones sobre qué se hace:

O invertir el dinero cuando sobra, es decir, cuando hay excedente de caja, o conseguir el dinero que se necesita para operar, bien con socios o con financiadores.

El cuadro FLUJO DE CAJA tiene tantas columnas como periodos (años, meses o semanas) para los que se vayan a establecer los Ingresos y Egresos de dinero, y tantas filas como Ítems o factores cuyos ingresos o egresos se vayan a proyectar.

Las cifras contenidas en el " FLUJO DE CAJA " son resultado del cálculo detallado que de ellas se ha hecho en otros cuadros.

EL FLUJO DE CAJA SOLO CONTIENE MOVIMIENTOS DE DINERO (entrada o salida ) EN EFECTIVO REGISTRADOS EN EL PERIODO EN QUE SE PREVEA QUE OCURRAN FISICAMENTE.

Es decir, si existe un COSTO, que no se gira, como la "Depreciación", no se incluye en él.

Causación y movimiento físico de dinero

En una empresa un ingreso por una venta o un gasto de materia prima o de personal, se "causa" o registra contablemente en los Estados de resultados para calcular la utilidad de la empresa, (Ingresos menos costos) cuándo se realiza el compromiso de pago.

Es decir

El ingreso por ventas se registra en el Estado de resultados, o se "causa" en el período en el cual el vendedor hace la venta o "emite" la factura, aunque la venta haya sido hecha a crédito y por ello el dinero se vaya a recibir mas tarde. ( 30, 60 o mas días mas tarde).

El gasto, por ejemplo por compra de papelería para la oficina, se registra en el estado de resultados o se "causa" en el periodo en que la empresa ordena dicha compra y recibe los insumos y la factura del proveedor, no importa que éste le haya dado plazo para pagarla . ( 30, 60 o mas días mas tarde).

Por lo contrario, en el FLUJO DE CAJA, que es diferente del ESTADO DE RESULTADOS, se anota el valor de la venta en el periodo en que efectivamente el vendedor espera recibir físicamente el pago en dinero.

Igualmente se anota en el FLUJO DE CAJA el valor de la compra o gasto, en el periodo en el cual la empresa planea hacer físicamente el pago a su proveedor

La organización del flujo de caja

Una empresa realiza actividades que generan flujo físico de dinero, generalmente con:

1. CLIENTES, relacionadas con las ventas y el servicio técnico

2. PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA , insumos y servicios de producción

3. TRABAJADORES de producción/operaciones.

4. PROVEEDORES DE SERVICIOS administrativos de apoyo general, y con los trabajadores administrativos.

5. PROVEEDORES DE ACTIVOS FIJOS - de equipos y elementos en que se invierte al montar la empresa, ( terrenos, construcciones y similares)

6. DEMANDANTES DE DINERO por razón de inversiones

7. El ESTADO, a quien le paga impuestos

8. SOCIOS, de los que recibe capital y a los que entrega utilidades

9. INSTITUCIONES FINANCIERAS OFERENTES, es decir, con Bancos y otras Entidades financieras que le prestan plata, es decir, de quien la reciben y a quien debe devolvérsela, junto con los intereses.

De ellos recibe Ingresos de dinero y a ellos les hace pagos.

El cuadro FLUJO DE CAJA se construye organizando :

En columnas, los periodos de tiempo ( semanas, meses o años ) para los que se quiere apreciar el movimiento de dinero y el resultado de éste.

En filas, los tipos de personas, empresas o Instituciones con las que la empresa realiza operaciones que involucran movimiento de dinero. ( Son los 9 relacionados atrás)

Cada tipo de Persona o Empresa corresponde a un tipo de actividad y en ella se pueden generar ingresos y egresos físicos de dinero, y hay que establecer qué saldo queda, que puede ser a favor o en contra.

La estructura general del cuadro FLUJO DE CAJA, que se encuentra a continuación, debe mostrar los INGRESOS de dinero, los "EGRESOS" de dinero, y el SALDO, por período y acumulado.

Cuadro No. 1

Estructura General del Flujo de Caja proyectado

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Ese cuadro es posible, y conveniente, ampliarlo o discriminarlo para mostrar los INGRESOS y EGRESOS asi como el SALDO o RESULTADO que se genera por la actividad con cada tipo de Institución o Empresa de los mencionados en la página

anterior, cuanto va quedando o el SALDO, positivo o negativo, después de la operación con cada uno, por período, y el acumulado en el tiempo.

Las actividades desarrolladas con los cuatro primeros tipos de Empresas o personas mencionadas en la página anterior, se agrupan como ACTIVIDADES DE OPERACIÓN.

El cuadro incluido a continuación muestra el FLUJO DE CAJA, ampliado o discriminado, por periodo y acumulado, hasta antes de haber realizado operaciones con OFERENTES DE DINERO.

Cuadro No. 2

Flujo de caja ampliado/discriminado por actividades

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De él se observa que

El resultado de los ingresos por ventas menos los egresos de ventas, operación y apoyo administrativo, es positivo para todos los periodos ( $ 25.0, $ 40.0, $ 56.0 y $ 49.0 millones )

En el primer periodo se adquieren activos por los que se giran $ 150.0 millones, lo que hace que el resultado del movimiento de dinero en ese periodo sea deficitario en $ 125.0 millones. En los demás períodos el saldo sigue siendo el mismo ($ 40.0, $ 56.0 y $ 49.0 millones) pues durante ellos no se gira nada por compra de activos.

Después de pagar la operación, comprar los activos y pagar impuestos, queda un saldo de dinero asi, por periodo : - $ 131.000, $ 28.0, $ 39.2 y $ 35.0 millones

Los socios resuelven aportar $ 50.0 millones como capital al negocio. Eso hace que el resultado negativo del primer periodo se reduzca a $ 81.0 millones. ($ 131.0 - $ 50.0 millones). El resultado de cada uno de los siguientes periodos sigue siendo el mismo porque los socios no vuelven a aportar dinero.

En resumen, el saldo al final de cada periodo, teniendo en cuenta el que se traía del periodo anterior, es

Periodo 1 - $ 81.0 millones

Periodo 2 - $ 53.0 millones

Periodo 3 - $ 13.8 millones

Periodo 4 $ 21.0 millones

La solicitud de crédito a los oferentes

Con la información que da el Flujo de caja proyectado sobre cuánto dinero y cuándo se necesita para montar y operar la empresa, después de que los socios han hecho su aporte, se acude a los otros actores del Mercado Financiero, para DEMANDAR ese dinero.

Los Bancos, las Corporaciones Financieras y las Empresas de Leasing, cuyas características se describieron en otra lectura, son los oferentes fundamentales de ese dinero al principio de la empresa.

Cuando la empresa ya está en operación, se puede acudir también a las demás fuentes (OFERENTES) descritos.

Se parte entonces del ultimo renglón mostrado del flujo de caja, que se repite acá:

Cuadro No. 3

Resultado del flujo de caja proyectado, para pedir crédito a los oferentes de éste

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Estas serían las cifras que mostraría la chequera, o un libro en el que se fueran anotando consecutivamente todas las entradas y salidas de dinero, sin discriminarlas por actividad como lo hicimos en el Cuadro No. 2, si se llevara para proyectar el resultado.

El Flujo de caja equivale a las hojas de la chequera o de un libro en que se anotan todos los ingresos y salidas de dinero previstas, pero en él se hace organizando las anotaciones por periodo y por tipo de actividad.

Cuanto hay que pedir al Banco?

Hay que considerar que el OFERENTE cobra por el dinero que presta, un interés que vamos a suponer que es del 2% mensual sobre el valor que se le adeude, y que lo cobra mensualmente, por anticipado. ( es la forma mas usual en que los Bancos y otros oferentes de dinero cobran los intereses )

Eso implica que si por ejemplo el Banco presta $ 100.000.000, ( Valor bruto ) antes de entregarlos calcula los intereses que son el 2% mensual o sea $ 2.000.000 y los descuenta, entregando solo $ 98.000.000 millones. ( Valor neto )

Al OFERENTE se le debe pedir

lo que sea necesario para cubrir los gastos para los que hace falta dinero, para cubrir los intereses que cobra, y para dejar en la caja, chequera o libro, un pequeño remanente de

efectivo para gastos imprevistos.

Para calcular en detalle cuando se le pide al OFERENTE se utiliza el mismo diseño del Flujo de cada, se formula en una hoja de Excel, y sobre esta se hacen las simulaciones necesarias hasta que se logre el objetivo establecido en el recuadro anterior.

Si, por ejemplo, se le piden $ 100.000.000 millones al banco, la situación de caja de la empresa quedaría asi :

Cuadro No. 4

Flujo de caja considerando la operación con el financiador/OFERENTE

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Aquí se puede apreciar, lo que los bancos u OFERENTES necesitan saber, cuándo habrá plata para devolver el préstamo.

En este caso, al final del período 4 le podremos devolver el dinero prestado al OFERENTE. Mientras tanto nos ha quedado una plata ociosa en caja, que podemos invertir, a corto plazo, entregándosela a un DEMANDANTE hasta cuando la necesitemos para devolverla al Banco. Mientras tanto se le pueden ganar algunos intereses.

Al OFERENTE de dinero que le presta a la empresa que necesita, hay que indicarle

CUANTO SE NECESITA

CUANDO SE NECESITA

CUANDO SE PUEDE DEVOLVER

Eso se hace en el FLUJO DE CAJA PROYECTADO

COMO SE CONSTRUYE EL FLUJO DE CAJA

Las cifras que se colocan en el cuadro No 2, son totales que deben haber sido calculados en otros cuadros, - explicativos o sustentarios - en general uno para cada actividad, cuadros cuyos totales se ligan con el No. 2, es decir, se pasan a éste.

El propósito de esos cuadros es obvio y está descrito en su tipo – explicativos – es decir, que explican como se llegó a la cifra total que no puede ser "sacada de la manga.

LOS CUADROS EXPLICATIVOS

Corresponden a PRESUPUESTOS para cada uno de los ítems o tipos de instituciones, o grupos de actividades que realiza la empresa

El Cuadro No 5 que se encuentra a continuación, muestra como se relacionan los PRESUPUESTOS con el FLUJO DE CAJA y mas que eso, como se llega al resultado de que dinero se necesita, PRESUPUESTO DE NECESIDADES DE DINERO que de debe conseguir entre LOS SOCIOS O ACCIONISTAS y el CREDITO o dinero obtenido de los otros OFERENTES, generalmente instituciones de crédito.

Las cifras totales de esos presupuestos, son las que se llevan al FLUJO DE CAJA mostrado en el los Cuadros No. 2 y 4

Cuadro No.5

Esquema con los cuadros origen del FLUJO DE CAJA

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Miremos con algún detalle como se hacen esos presupuestos :

1. Ingresos y egresos en Actividades de ventas

Ingresos por ventas

Se establece

Cuánto y cuándo se piensa vender, de cada tipo de producto. Depende del PRESUPUESTO DE VENTAS, que se hace por período.

EL PRESUPUESTO DE VENTAS ES EL ORIGEN DE DONDE SE PARTE PARA LA REALIZACION DEL FLUJO DE CAJA

A partir de él, se establece cuanto y cuando se espera recibir el dinero de las ventas, en efectivo. Es decir, el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR RECAUDO DE VENTAS. Depende del PRECIO y de las POLITICAS DE CREDITO, es decir, de cuánta proporción se venda al contado, cuánto a crédito, y en qué tiempo recibe el pago del crédito. El valor que se establece en ese presupuesto, cuyo total se lleva al Flujo de caja, se establece así:

XX % de las ventas se recibe de contado, es decir en el momento de la venta que es el mismo momento de facturación y entonces se anota en el flujo de caja en ese periodo.

YY % de las ventas, a los AA días después de realizada la Entrega de la mercancía al cliente

ZZ% de las ventas, a los BB días después de realizada la Entrega de la mercancía al cliente

Egresos por Ventas

Corresponden a los pagos en efectivo de comisiones de ventas y recaudos, transportes del producto terminado a donde se debe entregar este, empaque, publicidad, apoyos a los distribuidores, y similares. No importa cuándo se hayan contratado e inclusive recibido, por ejemplo, los empaques, sino cuando se pagan, y entonces su valor se anota en la columna que corresponda a ese periodo.

En las ventas a crédito generalmente se paga una parte de la comisión, la de ventas, cuando ésta se genera, pero se paga una comisión por "recaudo" cuando el cliente efectivamente paga. En muchas empresas solo se paga cuando se produce el recaudo, que puede ser semanas después de la venta.

Con base en lo anterior se configura el PRESUPUESTO DE EGRESOS POR VENTAS.

2. Ingresos y egresos en actividades de operación o producción y 3. Actividades de apoyo administrativo

Ingresos

No son comunes en esas actividades.

Egresos

Se parte del PRESUPUESTO DE VENTAS y se hace un PRESUPUESTO DE PRODUCCION por periodo.

Depende de cuando se vayan a producir los artículos, o entregar los servicios, se hace un PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS, RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS DE PRODUCCIÓN (MANTENIMIENTO) Y ADMINISTRATIVOS ( Sueldos y gastos de personal administrativo y servicios generales ) por periodo y, dependiendo de cuando se realicen los pagos por ellos, el PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS, RECURSOS HUMANOS Y SERVICIOS DE PRODUCCIÓN Y ADMINISTRATIVOS

Asi como respecto de la ventas se proyectó cuando se recibirá el dinero, se hace respecto de las compras de materias primas, pago de personal y de otros gastos necesarios para la producción u operación :

XX % de las compras, de contado, es decir en el momento en que el proveedor despacha o factura.

YY % de las compras, a los AA días después de recibida la mercancía, o el servicio, o la factura, según se pacte con el proveedor.

ZZ% de las compras, a los BB días después de realizada la Entrega de la mercancía por el provedor.

4. Adquisición de Activos

Son generalmente egresos realizados en periodos previos a la iniciación de operaciones y se refieren al montaje de la empresa : Adecuaciones físicas o construcciones, Montaje y prueba de equipos, capacitación previa.

Se trata de activos para la producción y operación, e incluye entonces los propios de producción, mas los de ventas y los de administración.

Se realiza un PRESUPUESTO DE ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS, que indica cuándo se necesitan, lo que se sabe analizando los presupuestos de Producción y de ventas, y estableciendo cuándo hay que hacer los pagos físicos, se establece el consecuente PRESUPUESTO DE EGRESOS POR ADQUISICION DE ACTIVOS FIJOS

5. Operaciones con el Estado

Todas las operaciones de compra y venta, y además las utilidades que se generen en ellas, confluyen en unos pagos de impuestos que hay que hacerle al estado : Impuesto neto al valor agregado ( El cobrado menos el pagado a proveedores ) Impuesto de renta, ICA en Bogotá, etc.

Esos pagos hay que calcularlos en un PRESUPUESTO DE PAGOS AL ESTADO. Muy eventualmente, se pueden generar ingresos recibidos del estado, bien por devolución de impuestos, o por subsidios especiales dependiendo de la empresa.

Después de tener el saldo neto de resultados de efectivo, de las etapas preoperativa y de operación, es posible observar cuanto dinero necesita la empresa y cuando.

Es en ese momento cuando es necesario incorporar los valores en dinero que los socios colocarán en la cuenta corriente de la sociedad, y la oportunidad con que lo harán.

Presupuesto de necesidades totales de dinero

Se establecen en este momento, considerando todos los ingresos y egresos de dinero que se han considerado.

Esas necesidades se suplen de dos maneras

Con aportes de socios que pueden hacerse en un solo pago o en varios. En este ultimo caso resulta conveniente hacer el PRESUPUESTO DE INGRESOS POR APORTE DE SOCIOS.

En etapas posteriores de la empresa, ese presupuesto es mas un PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DE SOCIOS porque es posible que incluya el giro de utilidades a estos.

Con crédito de OFERENTES, generalmente Bancos Corporaciones Financieras respecto de los cuales se hace el PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DE DINERO DE CREDITO pues desde el principio se sabe que hay que pagar intereses (egresos ) y que hay que devolver el dinero prestado ( egresos ).

Operaciones de inversión

No se han incluido en el cuadro No.2 aunque el estudiante puede incorporarlas a él

Ingresos

Pueden existir Dividendos, participaciones e intereses recibidos de dineros invertidos en actividades diferentes a las del objeto social inmediato de la sociedad ( Acciones, Prestamos a terceros, etc, ) y también giros para adquisición de títulos o participaciones en empresas.

En ese rubro en el cuadro No. 2 podrían incluirse los interes recibidos en el caso de invertir o prestar a un tercero una proporción del excedente de caja mientras se necesita para devolver el préstamo al Banco.

El flujo de caja y los financiadores

Como se dijo, el Flujo de Caja es uno de los informes fundamentales para ellos. Tanto como lo son el Estado de resultados, el Balance y el Estado de cambios en la situación financiera.

Los bancos siempre piden que se incluya en las proyecciones de los negocios para los cuales les solicitan crédito.

Porque ? Porque el flujo de caja proyectado le muestra al Banco cuándo puede la empresa, dependiendo de los ingresos y egresos que se derivan de su operación y que ya incorporan los aspectos de volumen de ventas esperado, precio, costo, crédito, etc, pagarle los préstamos que éste le haga.

El flujo de caja es un elemento básico para negociar con el Financiador (Banco ) el monto de los préstamos, su plazo y su forma de amortización, es decir, si pagarlo con cuotas trimestrales, semestrales, etc, y si con intereses liquidados y pagables, anticipados, vencidos, etc.

Con base en el flujo de caja se puede negociar con los financiadores, lo que algunas de las líneas de crédito permiten, un "tiempo de gracia" para pago de capital, es decir, unos periodos durante los cuales se generan y se pagan intereses, pero no se paga o devuelve capital, precisamente para permitir que la empresa utilice los fondos que reciba de los clientes, en el pago de sus operaciones, mientras alcanza un volumen suficiente de ventas.

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